Dziesięć osób obsługuje w miesiąc tyle wniosków, co wcześniej przez pół roku
MITEL Edu prowadził wnioski KFS na pięciu Excelach i na skrzynce mailowej. Status sprawy znał ten, kto akurat rozmawiał z klientem.
Dziś każda sprawa ma swoje miejsce w jednym systemie, dokumenty powstają z szablonu, a klient sam dostaje przypomnienia. Ten sam zespół administracji obrobił w jeden miesiąc tyle wniosków, co w poprzednim sezonie przez pół roku. Bez nowych etatów.
- Klient: MITEL Edu
- Branża: Szkolenia dofinansowane z KFS
- Skala na wejściu: Około 120 wniosków miesięcznie
- Wdrożenie: Około 4 miesiące od warsztatów do produkcji
Pięć Exceli i skrzynka mailowa zamiast jednego miejsca
MITEL Edu obsługuje wnioski KFS dla pracodawców w całej Polsce. Jedna sprawa to kilkanaście kroków: rozmowa, formatka od klienta, dokumenty do urzędu, decyzja, umowa, szkolenie, certyfikaty, faktura. Cała ta droga żyła w arkuszach, mailach i w głowach ludzi.
Co bolało właściciela
- Nie dało się zrobić żadnej statystykiNie było widać, ile wniosków jest w przygotowaniu, ile leży w urzędzie, ile umów podpisano ani na czym stoi konkretny handlowiec.
- Wiedza o sprawie rozbita na kawałkiFragment w Excelu, fragment w mailu, fragment u osoby, która rozmawiała przez telefon. Nikt nie widział całości jednego klienta.
- Wnioski przegrane przez sam kalendarzBez przypomnień i follow-upu część wniosków przepadała za nieuzupełnienie dokumentów w terminie. Praca była zrobiona, pieniądze nie wpłynęły.
- Plan wzrostu, który nie miał na czym stanąćFirma planowała przejść ze 120 wniosków miesięcznie na 200-500. Sposób pracy, w którym jeden wniosek zajmował do pięciu godzin, nie skalował się razem z tym planem.
Co bolało zespół każdego dnia
- Pięć Exceli zamiast jednego systemuOsobny plik na leady, osobny na umowy, osobny na szkolenia. Żeby poznać jedną sprawę, trzeba było otworzyć kilka.
- Skrzynka mailowa w roli systemuJeśli ktoś otworzył maila, reszta zespołu nie widziała już, że temat czeka na reakcję. Sprawy po prostu uciekały.
- Do pięciu godzin na jeden wniosekDokument wystukiwany w Wordzie z makrami, przy 360 różnych wzorach wniosków zależnych od urzędu.
- Formatki od klientów wypełnione w 85%Brakujące pola oznaczały telefon, poprawkę i kolejny dzień zwłoki. Za każdym razem.
- Certyfikaty klikane po jednymPięćdziesięciu uczestników szkolenia to było pięćdziesiąt razy „imię, nazwisko, zapisz” w Canvie.
- Dzwonienie po status do urzęduŻeby wiedzieć, czy jest już decyzja, ktoś musiał zadzwonić do klienta i zapytać. Przy setkach wniosków to osobna praca.
Wszystko się działo na skrzynce mailowej, więc było to duże utrudnienie. Jak klient zadzwonił i ustalił coś telefonicznie, nie mieliśmy gdzie tego zanotować poza Excelem. Wiadomo, że to się nie sprawdzało.
Joanna Soćko, koordynator administracji, MITEL Edu
Do tego doszedł termin, którego nikt w firmie nie ustalał. Od 2026 roku wnioski KFS składa się wyłącznie elektronicznie. Terminy się skróciły, a liczba kroków po stronie klienta wzrosła. Firma, która obsługuje setki wniosków w sezonie, musiała mieć to poukładane wcześniej, a nie w trakcie.
Kontekst regulacyjny KFS, materiał z wdrożenia MITEL EduJeden system, w którym widać każdą sprawę od pierwszego kontaktu do faktury
Nie zaczęliśmy od narzędzia. Zaczęliśmy od mapy: co się dzieje z wnioskiem od pierwszego telefonu, przez urząd, po certyfikat i fakturę. Dopiero na tej mapie stanął system. Poniżej cztery części, z których się składa.
- 01Jedna lista spraw w toku
Koniec pięciu Exceli
Jak było
Leady w jednym pliku, umowy w drugim, szkolenia w trzecim. Status sprawy znał ten, kto akurat rozmawiał z klientem. Reszta zespołu dopytywała albo zgadywała.
Co zrobiliśmy
Zbudowaliśmy jedno miejsce, w którym sprawa idzie trzema ścieżkami. Pierwsza: od pierwszego kontaktu do wysłania klientowi formatki. Druga: od wypełnionej formatki, przez wniosek złożony w urzędzie, po decyzję. Trzecia: od przydziału trenera, przez umowę i szkolenie, po fakturę, certyfikaty i opinię.
Każdy etap ma osobę odpowiedzialną. Każda firma sprzedażowa ma swój widok, każdy handlowiec swój filtr. Ta sama sprawa wygląda tak samo u wszystkich.
Efekt
Widać, ile wniosków jest w przygotowaniu, ile czeka na decyzję urzędu, ile umów podpisano i na czym stoi konkretny handlowiec. Bez pytania kogokolwiek.
Co to oznacza u Ciebie
Jeśli dziś pytasz „co z tym klientem” i dostajesz odpowiedź z pamięci albo z pliku, którego nie masz, to jest ten krok. To samo dzieje się wszędzie, gdzie jedną sprawę prowadzi po kolei kilka osób.
- 02Formularz online zamiast arkusza
Dane od klienta, które od razu są kompletne
Jak było
Klient odsyłał arkusz wypełniony mniej więcej w 85%. Brakujące pola oznaczały telefon, poprawkę i kolejny dzień zwłoki. Potem ktoś przepisywał to wszystko ręcznie do własnego pliku.
Co zrobiliśmy
Klient dostaje link do formularza, nie plik. Formularz sprawdza dane na bieżąco i nie pozwala wysłać niekompletnego zgłoszenia.
Link jest przypisany do konkretnego handlowca, więc sprawa od razu trafia we właściwe miejsce. Klient może wrócić i poprawić swoje dane własnym linkiem. Karta klienta tworzy się sama, bez kopiowania czegokolwiek.
Efekt
Zgłoszenia wracają kompletne w 100%. Znika telefon „proszę jeszcze uzupełnić” i znika ręczne przepisywanie danych z arkusza.
Co to oznacza u Ciebie
Każdy formularz, który wypełnia Twój klient, i tak ktoś potem poprawia. Po tym kroku poprawia go sam klient, w momencie wypełniania, a nie Twój człowiek dzień później.
- 03Dokumenty z szablonu
Wniosek w godzinę zamiast w pięć
Jak było
Wniosek powstawał w Wordzie z makrami, które potrafiły się zaciąć, przy 360 różnych wzorach zależnych od urzędu. Jeden dokument potrafił zająć nawet pięć godzin. Zaświadczenie do wniosku to było pięć minut ręcznej pracy w Canvie. Certyfikaty dla pięćdziesięciu uczestników to było pięćdziesiąt razy to samo.
Co zrobiliśmy
Wniosek składa się z szablonu właściwego dla danego urzędu i z danych, które system już ma. Gotowy plik powstaje w minutę.
Zaświadczenie do wniosku to jedno kliknięcie z poziomu karty klienta. Certyfikaty powstają dla całej grupy naraz, w trzech wariantach. Umowa przygotowuje się jako projekt do weryfikacji, faktura wystawia się w ostatnim dniu szkolenia.
Nic z tego nie wychodzi z firmy bez człowieka. System przygotowuje dokument, decyzja o wysłaniu zostaje po stronie zespołu.
Efekt
Przygotowanie wniosku z około pięciu godzin do około godziny. Zaświadczenie z pięciu minut do jednej. Certyfikaty dla całej grupy jednym kliknięciem zamiast pięćdziesięciu.
Co to oznacza u Ciebie
Policz, ile razy w tygodniu ktoś u Ciebie składa ten sam dokument od nowa, zmieniając w nim trzy pola. To samo dzieje się wszędzie, gdzie ktoś obrabia powtarzalne dokumenty i wnioski: w ofertach, umowach, protokołach i zgłoszeniach.
- 04Przypomnienia i historia sprawy
Sprawy, które same się upominają
Jak było
O odpowiedzi z urzędu firma dowiadywała się wtedy, gdy ktoś zadzwonił i zapytał. Część wniosków przepadała, bo klient nie uzupełnił dokumentów w terminie. Historia korespondencji leżała w skrzynce osoby, która akurat pisała.
Co zrobiliśmy
Po wysłaniu wniosku do urzędu klient co tydzień dostaje przypomnienie, żeby sprawdzić odpowiedź. Do tego przypomnienia mailem i SMS-em w kluczowych momentach sprawy.
Cała korespondencja mailowa zaczytuje się pod kartę klienta. Kto wejdzie w sprawę za miesiąc, widzi ją całą, bez pytania kogokolwiek.
Efekt
Odpowiedzi z urzędów zaczęły wracać same, bo klienci rzeczywiście sprawdzają i odpisują. Zniknęło dzwonienie po statusy i zniknęły wnioski przegrane przez sam kalendarz.
Co to oznacza u Ciebie
Najdroższe sprawy to te, o których nikt nie zapomniał celowo. Po tym kroku pilnowanie terminów przestaje zależeć od tego, czy ktoś ma dobry dzień.
Z czego jest zbudowany ten system
Środkiem jest Monday.com jako jedno miejsce na wszystkie sprawy i dane klientów. Wokół niego Make.com, który spina kroki w całość, własny formularz online, Google Docs i Dysk na dokumenty i repozytorium każdego szkolenia, Canva API oraz apitemplate.io do certyfikatów i bramka SMS do przypomnień.
Dla zespołu nie ma to większego znaczenia. Znaczenie ma to, że wszystko dzieje się w jednym miejscu i że nikt nie przepisuje danych z jednego okna do drugiego.
Co to oznacza u Ciebie
Nie kupujesz sześciu narzędzi. Kupujesz to, że sprawa ma jedno miejsce, a dokumenty i przypomnienia same się z niego biorą.
Bardzo mi się to podoba - jak wniosek wysłany do urzędu pracy, co tydzień idzie do klienta mail, że ma sprawdzić odpowiedź. I teraz multum dostajemy odpowiedzi: jest decyzja albo nie ma. Ludzie siadają, sprawdzają - to jest super.Joanna Soćko, koordynator administracji, MITEL Edu
Z codziennej pracy zniknęło przerzucanie się między pięcioma Excelami, przepisywanie ustaleń z rozmów i wystukiwanie wniosków w Wordzie. Zniknęły też telefony o uzupełnienie formatek, klikanie certyfikatów po jednym, dzwonienie po status z urzędu i ręczne rozdzielanie zadań, bo system sam pokazuje, kto co ma robić.
Cztery miesiące od warsztatów do pełnej produkcji
Nie było jednego dnia przełączenia. Najpierw powstała mapa procesu, potem system, potem zespół wchodził w niego etapami. Pierwszy pełny sezon KFS system obsłużył już w całości.
Kto to prowadził
Wdrożenie nie było projektem IT prowadzonym obok firmy. Po stronie klienta pracowały osoby, które tych spraw dotykają codziennie.
Po stronie MITEL Edu
- Wiesław MituraWłaściciel, sponsor projektu
- Joanna SoćkoKoordynator administracji, główny użytkownik systemu
- Karolina SkupKoordynacja szkoleń
- JuliaUmowy i dokumentacja
Po stronie Sailes
- Rafał DołęgaDiscovery, oferta i strategia wdrożenia
- Karol KomorowskiArchitekt rozwiązania i prowadzenie projektu
- Marcin JabłońskiLead developer
Nasza praca jest zdalna - ja siedzę w domu, moje dziewczyny też siedzą u siebie. Dzięki systemowi mam nad tym kontrolę, nie muszę siedzieć nad nimi i ich pilnować. Widzę, co się dzieje z każdym klientem.
Joanna Soćko, koordynator administracji, MITEL Edu
Co firma ma z tego dzisiaj
Dwie perspektywy tej samej zmiany. Właściciel widzi firmę, która obsługuje kilka razy więcej spraw tym samym zespołem. Administracja widzi dzień pracy, z którego zniknęła połowa czynności.
Kilka razy więcej wniosków, ten sam zespół administracji
Wzrost, który nie wymagał proporcjonalnego zatrudniania, i wgląd w każdą sprawę bez pytania kogokolwiek.
- Około 450 wniosków w jeden miesiącTyle, ile w poprzednim sezonie ten sam dziesięcioosobowy zespół administracji obrabiał przez pół roku.
- Bez nowych osób w administracjiWzrost obsługi nie pociągnął za sobą rekrutacji. Przepustowość urosła po stronie procesu, nie po stronie liczby ludzi.
- Widać, na jakim etapie jest każda sprawaIle wniosków w przygotowaniu, ile w urzędzie, ile umów podpisanych i na czym stoi konkretny handlowiec.
- Sieć sprzedaży z 5 osób do około 150Z czego około 7 pracuje stale. System przyjął tę skalę bez rozbudowy administracji.
Dzień pracy, z którego zniknęła połowa czynności
Ta sama praca, ale bez przepisywania danych, bez dzwonienia po statusy i bez składania dokumentów od zera.
- Wniosek w godzinę zamiast w pięćDokument powstaje z szablonu właściwego dla urzędu i z danych, które system już ma.
- Zaświadczenie w minutę zamiast w pięćJedno kliknięcie z karty klienta, bez wchodzenia do Canvy i poprawiania danych ręcznie.
- Certyfikaty dla całej grupy jednym kliknięciemWcześniej pięćdziesięciu uczestników to było pięćdziesiąt razy „imię, nazwisko, zapisz”.
- Zgłoszenia od klientów kompletne w 100%Walidacja nie przepuszcza niekompletnego formularza, więc znika telefon o uzupełnienie.
- Jedna karta klienta zamiast pięciu ExceliCała korespondencja i historia sprawy w jednym miejscu. Kto wejdzie później, wie wszystko.
- Terminy pilnują się samePo wysłaniu wniosku do urzędu klient co tydzień dostaje przypomnienie, żeby sprawdzić odpowiedź.
Przed i po, punkt po punkcie
Wszystko poniżej pochodzi z jednego źródła: rozmowy z osobą, która tę pracę wykonuje codziennie. Nic nie było mierzone stoperem i dokładnie tak to opisujemy.
- Deklaracja klientaCzasy „przed” i „po”, kompletność zgłoszeń oraz liczby wniosków podał zespół MITEL Edu, w rozmowie z Joanną Soćko, koordynatorem administracji.
- Czego tu nie maNie mamy pomiaru z systemu ani wyliczenia oszczędności w złotówkach. Nie podajemy ich, żeby nie robić z szacunku dowodu.
| Obszar | Przed | Po |
|---|---|---|
| Czas przygotowania jednego wniosku | PrzedOkoło 5 godzin, Word z makrami i dokument papierowy | PoOkoło 1 godziny, szablon plus dane z systemu |
| Zaświadczenie do wniosku | PrzedOkoło 5 minut ręcznie w Canvie, dokument po dokumencie | Po1 minuta, kliknięcie z poziomu karty klienta |
| Certyfikaty dla uczestników szkolenia | PrzedPięćdziesiąt razy ręczne kopiuj-wklej w Canvie, czyli godziny | PoPięćdziesiąt certyfikatów jednym kliknięciem, czyli minuta |
| Kompletność zgłoszenia od klienta | PrzedOkoło 85%, wymagało poprawek przez telefon | Po100%, walidacja nie wpuści niekompletnego zgłoszenia |
| Kontrola statusu wniosków | PrzedPięć oddzielnych Exceli i skrzynka mailowa | PoJedno miejsce z filtrami na etap, handlowca i datę |
| Sieć sprzedaży | Przed5 handlowców | PoOkoło 150 osób w sieci, z czego około 7 aktywnych stale |
| Przepustowość dziesięcioosobowej administracji | PrzedOkoło 450 wniosków przez pół roku | PoOkoło 450 wniosków w jeden miesiąc |
W tym roku przez miesiąc mieliśmy tyle wniosków na szkolenia, co w poprzednim roku przez pół roku. Zespół miałam 10-osobowy w tamtym roku i w tym roku te same 10 osób ogarnęło te 450 wniosków.
Joanna Soćko, koordynator administracji, MITEL Edu
MITEL Edu obrabia wnioski KFS, ale to samo dzieje się wszędzie, gdzie ktoś składa ten sam dokument od nowa i pilnuje terminów w arkuszu. Branża zmienia nazwy dokumentów, nie zmienia arytmetyki.
Co radzi firmie, która jest dziś tam, gdzie MITEL Edu był rok temu
Zapytaliśmy koordynatora administracji, co powiedziałaby komuś, kto dziś prowadzi sprawy na mailach i w arkuszach.
Wdrożyć taki system. Jak ktoś ma pracę na mailach, a tym bardziej pracę zdalną - siedzicie w różnych miejscach - to dzięki systemowi macie kontrolę. Nie musicie siedzieć nad ludźmi i ich pilnować. Widzicie, co się dzieje z każdym klientem, i jesteście w stanie tym zarządzać.
Chcesz zobaczyć, ile z tego da się zrobić u Ciebie?
Zaczynamy od mapy Twojego procesu: gdzie sprawa się zatrzymuje, ile razy ten sam dokument powstaje od nowa i co da się zdjąć z ludzi. Pierwszy moduł wchodzi w rytmie, który Twój zespół jest w stanie przyjąć.
