Aplikacja zbudowana pod proces, nie odwrotnie
Umów bezpłatną analizę

Wydanie i zwrot bez papieru, a dokument u klienta w kilka minut

Koko Kamper wynajmuje kampery. W szczycie sezonu przez plac przechodzą dziesiątki wydań i zwrotów tygodniowo, a każde z nich to protokół stanu technicznego wypełniany ręcznie na kartce.

Dziś ten sam protokół powstaje na tablecie: checklista z walidacją, zdjęcia przypisane do sekcji pojazdu, podpis klienta na ekranie i dokument, który wychodzi do klienta sam. Papier zniknął z procesu, a przy sporze o szkodę jest komplet dowodów z obu momentów.

Minutytyle klient czeka dziś na protokół. Wcześniej nawet kilka dni.
100%protokołów czytelnych i kompletnych. Pilnuje tego formularz.
0papierowych protokołów w wydaniach i zwrotach.
Przewiń, aby zobaczyć wyzwanie
  • Klient: Koko Kamper
  • Branża: Wynajem kamperów
  • Flota: 14-15 pojazdów
  • Sezon: Maj-wrzesień, dziesiątki wydań i zwrotów tygodniowo

Cały proces trzymał się na kartce i na pamięci ludzi

Wydanie kampera to protokół stanu technicznego: co działa, co jest porysowane, co klient dostaje w wyposażeniu. Ten sam protokół powtarza się przy zwrocie. W Koko Kamper wszystko to działo się na papierze, a zdjęcia zostawały w telefonie osoby, która akurat wydawała pojazd.

Co bolało właściciela

  • Spór o szkodę kończył się słowem przeciwko słowuPrzy zwrocie nie było jednoznacznego dowodu, w jakim stanie pojazd wyjechał. Rozmowa z klientem opierała się na tym, kto co pamięta.
  • Nie dało się sprawdzić, kto, kiedy i co podpisałDokumentacja była papierowa i rozproszona. Odtworzenie przebiegu jednego wydania oznaczało szukanie kartek i pytanie ludzi.

Co bolało obsługę w sezonie

  • Protokół wypełniany długopisem, przy pojeździeNieczytelne zapisy, pominięte pola, ryzyko, że dokument gdzieś zginie. A w szczycie sezonu takich wydań i zwrotów są dziesiątki tygodniowo.
  • Zdjęcia robione telefonem, luzemNic nie łączyło ich z konkretnym protokołem ani z sekcją pojazdu. Po kilku tygodniach nikt nie umiał powiedzieć, czy rysa jest z tego wyjazdu, czy z poprzedniego.
  • Uszkodzenie nie miało swojego miejscaSprawa szkodowa powstawała doraźnie: notatka, mail, telefon. Bez statusu i bez historii tego, co już zrobiono.
  • Dokument do klienta wychodził ręczniePotwierdzenie mailowe po zwrocie potrafiło czekać nawet kilka dni, bo ktoś musiał je złożyć i wysłać między kolejnymi wydaniami.

Cel był prosty i nietechniczny: żeby po zwrocie nikt nie przepisywał niczego z kartki, a klient dostał komplet dokumentów w kilka minut od podpisu.

Jedna aplikacja prowadzi wydanie i zwrot od początku do końca

Zamiast osobnych narzędzi do checklisty, zdjęć, podpisu i wysyłki powstała jedna aplikacja na tablet. Poniżej to, co dzieje się w niej po kolei: od momentu, w którym klient odbiera kampera, po zamknięcie sprawy szkodowej po zwrocie.

  1. 01Wydanie pojazdu

    Protokół, który wypełnia się na tablecie

    Jak było

    Pracownik brał kartkę i wypełniał protokół zdawczo-odbiorczy ręcznie, stojąc przy pojeździe. Zapisy bywały nieczytelne, pola potrafiły zostać puste, a dokument trzeba było potem odłożyć i nie zgubić.

    Co zrobiliśmy

    Papierowy protokół zastąpił formularz w aplikacji, zaprojektowany pod tablet trzymany w jednej ręce. Pracownik przechodzi przez kolejne sekcje kontrolne, odhacza checklistę i dopisuje uwagi.

    Formularz sam pilnuje kompletności. Nie da się domknąć protokołu, zostawiając za sobą pole, które musi być wypełnione.

    Efekt

    Protokół jest czytelny i kompletny, bo aplikacja nie pozwala inaczej. Nie ma dokumentu, który da się zgubić, i nie ma pisma, które trzeba odcyfrować.

    Co to oznacza u Ciebie

    Wszędzie, gdzie ktoś u Ciebie wypełnia protokół długopisem, przy wydaniu sprzętu, odbiorze towaru albo przeglądzie serwisowym, ten sam formularz da się przenieść na ekran. Zysk nie polega na tym, że jest ładniej. Polega na tym, że znikają dokumenty wypełnione do połowy.

  2. 02Stan pojazdu

    Zdjęcia, które same trafiają na swoje miejsce

    Jak było

    Zdjęcia robiono telefonem, poza protokołem. Nic ich nie łączyło z konkretnym wydaniem ani z sekcją pojazdu. Po kilku tygodniach nikt nie potrafił powiedzieć, czy rysa na zdjęciu jest z tego wyjazdu, czy z poprzedniego.

    Co zrobiliśmy

    Zdjęcia robi się z poziomu formularza, a aplikacja od razu przypisuje je do kategorii: przód, tył, lewy bok, prawy bok, wnętrze, uszkodzenia.

    Każde zdjęcie zostaje powiązane z konkretnym protokołem, a jeśli dotyczy uszkodzenia, także ze sprawą szkodową.

    Efekt

    Stan pojazdu przy wydaniu i przy zwrocie jest udokumentowany tak samo, za każdym razem. Porównanie dwóch momentów zajmuje chwilę, bo zdjęcia leżą w tych samych miejscach.

    Co to oznacza u Ciebie

    Jeśli u Ciebie ktoś fotografuje dostawę, paletę, urządzenie albo miejsce montażu, te zdjęcia najpewniej leżą w galerii telefonu i nikt nie znajdzie ich za pół roku. Zdjęcie ma wartość dowodową dopiero wtedy, gdy wiadomo, do czego jest przypięte.

  3. 03Podpis klienta

    Klient podpisuje na ekranie, nic się nie drukuje

    Jak było

    Żeby klient mógł podpisać protokół, dokument trzeba było wydrukować. Podpisana kartka wracała do segregatora, a jej treść i tak nie trafiała nigdzie dalej.

    Co zrobiliśmy

    Klient podpisuje odręcznie na ekranie tabletu, w wyznaczonych polach protokołu. Aplikacja sprawdza, czy wszystkie wymagane podpisy są złożone, zanim pozwoli domknąć dokument.

    Drukarka wypadła z procesu wydania i zwrotu.

    Efekt

    Podpis jest częścią tego samego dokumentu, co checklista i zdjęcia. Nie ma osobnego papierowego oryginału, który trzeba przechowywać i odszukiwać.

    Co to oznacza u Ciebie

    Podpis na kartce jest zwykle ostatnim powodem, dla którego cały proces zostaje papierowy. Gdy przeniesiesz go na ekran, reszta dokumentu przestaje mieć powód, żeby istnieć na papierze.

  4. 04Dokument dla klienta

    Dokument wychodzi mailem sam, w kilka minut

    Jak było

    Po zwrocie klient czekał na potwierdzenie mailowe nawet kilka dni. Ktoś musiał złożyć dokument, znaleźć adres i wysłać. Ta praca zawsze przegrywała z kolejnym wydaniem, które właśnie czekało na placu.

    Co zrobiliśmy

    Po domknięciu protokołu przez pracownika system generuje PDF, zapisuje go przy umowie i wysyła klientowi mailem.

    Samą wysyłką i ponawianiem nieudanych prób zajmuje się warstwa automatyzacji. Pracownik nie pilnuje, czy mail wyszedł.

    Efekt

    Klient dostaje komplet dokumentów w kilka minut zamiast kilku dni. Kopia leży przy umowie, więc nikt nie szuka jej później w skrzynce.

    Co to oznacza u Ciebie

    Policz, ile razy w Twojej firmie dokument dla klienta czeka na wolną chwilę pracownika. To nie jest problem pracowitości, tylko kolejki. Gdy dokument powstaje i wychodzi sam, kolejka znika.

  5. 05Zwrot i szkoda

    Uszkodzenie od razu staje się sprawą, nie notatką

    Jak było

    Szkoda wykryta przy zwrocie żyła w mailach, notatkach i rozmowach. Nie było jednego miejsca, w którym widać, na jakim etapie jest sprawa i co już zrobiono. Rozmowa z klientem sprowadzała się do tego, kto co pamięta.

    Co zrobiliśmy

    Gdy pracownik odnotuje uszkodzenie przy zwrocie, aplikacja zakłada sprawę szkodową: ze statusem, historią działań i kompletem zdjęć z wydania oraz ze zwrotu.

    To pierwsza wersja modułu, świadomie wąska. Obsługuje rzeczywisty przebieg sprawy, bez funkcji, których nikt jeszcze nie potrzebował.

    Efekt

    Każda szkoda ma swoje miejsce, swój status i swoją dokumentację. Rozmowa z klientem opiera się na zdjęciach z obu momentów, a nie na pamięci.

    Co to oznacza u Ciebie

    Reklamacja, uszkodzenie w transporcie, sprzęt oddany w gorszym stanie: nigdzie sporu nie rozstrzyga argument, tylko dowód. Firma, która ma dowód pod ręką, nie musi wybierać między odpuszczeniem a kłótnią z klientem.

  6. 06Historia

    Widać, kto, kiedy i co podpisał

    Jak było

    Odtworzenie przebiegu jednego wydania oznaczało szukanie kartek i pytanie ludzi, co pamiętają. Przy sporze albo przy sprawdzeniu, czy dokument dotarł do klienta, nie było czego pokazać.

    Co zrobiliśmy

    Aplikacja zapisuje każde działanie: kto utworzył protokół, kiedy klient złożył podpis, co i kiedy zostało wysłane, kiedy zamknięto sprawę szkodową.

    Efekt

    Pełną historię jednego wydania albo zwrotu da się sprawdzić w kilka chwil, bez pytania kogokolwiek o pamięć.

    Co to oznacza u Ciebie

    To ta część, którą docenia się dopiero przy pierwszym poważnym sporze albo przy kontroli. Wcześniej wygląda na nadmiar. Potem okazuje się jedynym powodem, dla którego rozmowa kończy się w pięć minut.

Prosty ekran na wierzchu, trzy warstwy pod spodem

Aplikacja jest dedykowana, ale każda warstwa odpowiada za jedną rzecz. Dla pracownika stojącego przy pojeździe to jeden ekran i jedna ścieżka od początku do końca.

  • InterfejsAplikacja webowa w React, projektowana najpierw pod tablet. Duże pola, checklisty i aparat obsługiwane jedną ręką przy pojeździe, a nie przy biurku.
  • Dane i zdjęciaSupabase trzyma protokoły, zdjęcia i sprawy szkodowe w jednym miejscu, razem z regułami dostępu. Zdjęcie i dokument nie żyją osobno od danych.
  • Dokumenty i wysyłkaGenerowanie PDF i automatyzacja w Make: złożenie dokumentu, wysyłka do klienta i ponowienie próby, gdy mail nie przejdzie za pierwszym razem.

Gdzie kończy się automat

Nic nie wychodzi do klienta, dopóki pracownik nie domknie protokołu. Automatyzacja przejmuje pracę dopiero po tej decyzji: składa dokument, wysyła go i ponawia próbę. Ocena stanu pojazdu zostaje po stronie człowieka.

Co się zmieniło w codziennej pracy

Dwie rzeczy dało się porównać przed zmianą i po niej. Reszta to praca, której po prostu już nie ma.

Dwa punkty potwierdzone przez klienta

Pokazujemy tylko to, co mamy potwierdzone po obu stronach zmiany. Nie dokładamy do tego liczb, których nie zmierzyliśmy.

  • Dokument u klienta w kilka minutPrzed wdrożeniem klient czekał na potwierdzenie mailowe nawet kilka dni. Dziś dokument wychodzi automatycznie zaraz po domknięciu protokołu.
  • 100% protokołów czytelnych i kompletnychPrzed wdrożeniem: ręczne zapisy i pominięte pola. Dziś kompletności pilnuje walidacja formularza, więc protokół nie domknie się z brakami.

Co to oznacza u Ciebie

Koko Kamper wynajmuje kampery, ale mechanizm nie ma z kamperami nic wspólnego. Wszędzie, gdzie ktoś wypełnia protokół długopisem, robi zdjęcia telefonem i wysyła dokumenty ręcznie, przy wydaniu sprzętu, dostawie, serwisie, odbiorze towaru albo reklamacji, jest ten sam ciąg: kartka, telefon, skrzynka i pamięć ludzi. Gdy zamkniesz go w jednym ekranie, liczba zleceń może rosnąć, a liczba osób w administracji nie musi.

Czego tutaj nie ma: liczby wydań i zwrotów w miesiącu, czasu obsługi jednego protokołu, liczby sporów o szkody ani kwoty oszczędności. Nie mamy dla nich pomiaru po obu stronach zmiany, więc ich nie pokazujemy.

Kiedy gotowe narzędzia nie wystarczają, budujemy własne

Proces wydania i zwrotu kampera nie mieści się w pudełkowym narzędziu. Checklista, zdjęcia przypisane do sekcji pojazdu, podpis na ekranie, dokument przy umowie i sprawa szkodowa to jeden ciąg, a nie pięć osobnych aplikacji, które ktoś potem spina ręcznie.

Dlatego zbudowaliśmy aplikację pod ten proces, zamiast naciągać proces do systemu. Nie zawsze tak wychodzi. Częściej okazuje się, że wystarczy gotowy moduł albo pojedyncze połączenie między systemami, i wtedy mówimy to wprost.

Zobacz, jak wygląda customowe wdrożenie

Trzy modele dostarczania

Gotowy moduł, gdy problem jest typowy i liczy się szybki efekt. Pojedynczy klocek, gdy trzeba domknąć jeden krok procesu. Custom, gdy proces jest nietypowy albo trzeba spiąć system, którego nikt nie integruje.

U Koko Kamper to był custom. Zakres i kamienie milowe ustalamy przed startem, więc wycena z oferty równa się kwocie na fakturze.

Masz proces, którego nie obsługuje żadne gotowe narzędzie?

Zacznijmy od rozmowy o tym, jak ten proces wygląda dziś. Powiemy wprost, czy wystarczy gotowy moduł, czy trzeba budować, i ile to realnie kosztuje.

Tomasz Kowcun
Tomasz KowcunHead of Growth, Sailes