Wycena wdrożenia składa się u nas z trzech warstw: jednostki zadaniowe policzone w godzinach razy stawka, część niefunkcjonalna na analizę, prowadzenie projektu i komunikację oraz rezerwa. Na tę sumę nakładamy pięć modyfikatorów, a do rachunku wchodzą wyłącznie jednostki potwierdzone w raporcie przedwdrożeniowym. Ten wpis jest dla prezesa albo szefa sprzedaży, który ma przed sobą ofertę na wdrożenie CRM albo automatyzacji. Chce wiedzieć, skąd wzięła się kwota, zanim ją zaakceptuje.
„No tutaj musimy zaufać, że tak powiem dostawcy, tak?” Tak powiedział w nagranej rozmowie producent elektroniki, który wybierał nowy system i jego wykonawcę. Zaufanie jest potrzebne, ale nie zastępuje rachunku. Dlatego pokazujemy, jak liczymy, a nie tylko ile wychodzi.
Kosztów spoza faktury, czyli czasu Twoich ludzi, naprawy danych, tokenów i utrzymania, tu nie liczymy. Są we wpisie o tym, ile naprawdę kosztuje wdrożenie AI w sprzedaży. Pytania o cenę, które padają przed umową, zebraliśmy we wpisie o ośmiu pytaniach przed podpisaniem umowy. Ten wpis mówi o jednym: jak powstaje kwota za samo wdrożenie. Opisujemy ją tak, jak ją liczymy, bez obietnicy, że każda oferta na rynku wygląda tak samo.
Z czego składa się wycena wdrożenia?
Wycena wdrożenia składa się z części funkcjonalnej, części niefunkcjonalnej i rezerwy. Część funkcjonalna to wymagania zgłoszone przez Ciebie plus te, które wynikają z procesu. Rozbijamy je na jednostki zadaniowe, każda z godzinami z naszej biblioteki razy stawka. Część niefunkcjonalna, czyli analiza, prowadzenie projektu i komunikacja, to minimum 20 procent wartości funkcjonalnej. Rezerwa to 20 procent.
Jednostka zadaniowa to jedna funkcjonalność albo jej część, dla której mamy w bibliotece liczbę godzin. Na przykład pole wymagane na etapie, automatyzacja uruchamiana zmianą statusu, import kontaktów z arkusza albo szablon oferty. Firma transportowa zapytała nas w nagranej rozmowie o „koszt takiego procesu, czy takiej funkcjonalności, którą my sobie już wydzielimy jako produkt”. Chciała usłyszeć konkretną kwotę. Taką kwotę daje podział na jednostki: skoro każda ma godziny, każda funkcjonalność ma cenę.
Biblioteka to nasz zapis godzin na powtarzalne jednostki, uzupełniany po kolejnych wdrożeniach. Mamy za sobą ponad 100 wdrożeń, 250 analiz i spotkań discovery u 50 klientów. Dlatego dwie firmy z podobnym zakresem dostają porównywalny rachunek, a nie dwie różne intuicje. Stawka jest jawna: na naszych stronach usług praca godzinowa kosztuje 250 zł netto za godzinę.
Część niefunkcjonalna stoi w wycenie osobno, bo bez niej godziny budowy nie zamieniają się w działający proces. Analiza przed budową, prowadzenie projektu i komunikacja z Twoim zespołem to praca, której nie widać w żadnej pojedynczej funkcjonalności. A to ona decyduje, czy funkcjonalności trafią w proces. Dlatego liczymy ją jako minimum 20 procent wartości funkcjonalnej, jawnie, zamiast chować ją w godzinach budowy.
Rezerwa 20 procent jest w wycenie dlatego, że raport przedwdrożeniowy opisuje proces, a nie każdy jego wyjątek. Producent elektroniki powiedział nam w nagranej rozmowie: „No to trudno tutaj jakby ocenić poziom, póki nie wejdziemy już w wdrożenie”. Ma rację i rezerwa jest odpowiedzią na tę trudność: pokrywa wyjątki, które wychodzą dopiero na prawdziwych danych, w ramach uzgodnionego zakresu. Gdy zakres rośnie, to już nie rezerwa, tylko zmiana zakresu, o której piszemy niżej.
Co zmienia pięć modyfikatorów wyceny?
Pięć modyfikatorów zmienia sumę jednostek w górę albo w dół, bo te same funkcjonalności kosztują inaczej w różnych firmach. Modyfikator to mnożnik nałożony na wartość z biblioteki. Pięć modyfikatorów to wielkość organizacji, złożoność procesu, złożoność danych, zaangażowanie klienta i dojrzałość procesów.
Wielkość organizacji i złożoność procesu mają zakres od 0,8 do 1,3. Złożoność danych od 0,9 do 1,4, zaangażowanie klienta od 0,9 do 1,2, a dojrzałość procesów od 0,8 do 1,3. Najwyżej sięga złożoność danych i to nie jest przypadek. W naszej bazie 106 firm z rozmów i warsztatów z lat 2024–2026 chaos między systemami i brak jednego źródła prawdy zgłosiło 48 firm, czyli 45%. Dane rozrzucone po kilku narzędziach kosztują więcej godzin na każdej jednostce, która ma je czytać albo zapisywać.
Wielkość organizacji to nie liczba licencji. Firma szkoleniowa zapytała nas w nagranej rozmowie: „czy w ogóle macie coś takiego, jak klient pyta, dobra przy 50 handlowcach, ile nas to może miesięcznie kosztować, nie?”. Odpowiedź ma dwie części. Koszt miesięczny, czyli licencje, utrzymanie i koszt zmienny AI, stoi w wycenie jako osobne pozycje. Koszt wdrożenia rośnie z wielkością organizacji przez modyfikator. Przy pięćdziesięciu handlowcach jest więcej ról w procesie, więcej wyjątków i więcej osób do wdrożenia w nowy sposób pracy.
Zaangażowanie klienta i dojrzałość procesów to dwa modyfikatory, na które masz wpływ przed podpisaniem. Czas Twoich ludzi, czyli właściciela wdrożenia, reprezentantów działów i ekspertów na walidację, metodyka wpisuje jako osobną pozycję kosztu. Modyfikator zaangażowania mówi to samo językiem wyceny: szybkie decyzje i dostępni eksperci obniżają mnożnik, czekanie tydzień na każdą odpowiedź go podnosi. Dojrzałość procesów działa podobnie: czynność z jednym spisanym sposobem wykonania ma mniej godzin niż czynność, którą każdy robi inaczej.
Dlaczego do wyceny wchodzą tylko jednostki potwierdzone w raporcie?
Do wyceny wchodzą tylko jednostki potwierdzone w raporcie przedwdrożeniowym. Jednostka bez potwierdzenia to założenie, a założenie w ofercie wraca po podpisaniu jako spór o zakres. Pytanie, na które po warsztacie nie mamy odpowiedzi, trafia do sekcji do doprecyzowania, nie do założeń. Ta sekcja nie jest dziurą w ofercie, tylko jej częścią. Mówi, co ustalimy w pierwszym etapie i dlaczego pierwszy etap zaczyna się właśnie od tego.
Raport przedwdrożeniowy powstaje z rozmów z zarządem i zespołem, analizy danych z CRM i warsztatów. U nas to diagnoza procesu sprzedaży: kosztuje 7 000 zł netto, a od decyzji do rekomendacji mija około 2–3 tygodnie. Przy decyzji o wdrożeniu kwota diagnozy przechodzi na jego zakres i płacisz tylko różnicę. Producent elektroniki pytał, czy przed wyceną trzeba wejść w analizę, „żeby zacząć coś głębiej zmapować, żeby dostać jakby bardziej szczegółowe informacje”. Tak, bo bez niej mamy widełki, a nie wycenę.
Przed wysłaniem oferty robimy dwa sprawdzenia. Pierwsze: czy kwota mieści się w widełkach z pierwszej rozmowy. Drugie: czy każda wyodrębniona potrzeba ma funkcjonalność, która ją realizuje. Potem jednostki układamy w etapy. Pierwszy to fundament pod potrzebę numer jeden, drugi to rozszerzenia pod docelową wizję, trzeci to stabilizacja, optymalizacja i szkolenie z procesu i systemu. Proponujemy, żeby każdy etap miał własny zakres i własną kwotę, bo wtedy ryzyko jednego kroku jest ograniczone do kwoty, którą akceptujesz.
Pierwszy etap ma być mały, bo im węższy zakres, tym mniej pytań bez odpowiedzi i tym prostsza wycena. Dla porównania skali: w jednym z naszych opublikowanych case studies CRM dla około 20 handlowców powstał w około miesiąc.
Kiedy ta mechanika wyceny nie działa?
Mechanika jednostek, modyfikatorów i rezerwy nie działa w trzech sytuacjach. Gdy nie ma raportu przedwdrożeniowego, gdy czynność nie ma jednego sposobu wykonania i gdy zakres rośnie w trakcie. W każdej z nich da się podać kwotę, ale nie da się jej obronić.
Bez raportu masz widełki, nie wycenę. Widełki podajemy na pierwszej rozmowie i publikujemy na stronach usług, na przykład wdrożenie CRM od 15 000 zł netto. To cena pakietu, nie Twojego zakresu. Rozmówca z agencji powiedział nam w nagranej rozmowie: „Ten warsztat niewiele mi pomoże”. Jeśli tak, zostajesz przy cenie pakietu. Każda różnica między pakietem a Twoim procesem wychodzi wtedy po podpisaniu, nie przed.
Czynność bez jednego spisanego sposobu wykonania nie ma godzin w bibliotece, bo nie wiadomo, którą z jej wersji budować. Dlatego ustalenie jednego sposobu idzie przed wyceną automatyzacji, o czym piszemy we wpisie o standaryzacji przed automatyzacją procesu sprzedaży. Jeśli każdy handlowiec składa ofertę inaczej, najpierw wchodzi praca procesowa nad jednym sposobem, a dopiero potem jednostki na automat.
Gdy zakres rośnie w trakcie, rezerwa go nie pokrywa. Proponujemy wtedy prostą zasadę: masz prawo do zmian, ale zmiana oznacza aktualizację planu i wyceny, nie ciche dopisanie godzin. Na zgłoszenie zmiany najpierw pytamy o cel biznesowy, bo często istnieje prostsze rozwiązanie, potem wracamy z propozycją i potwierdzamy ustalenia mailem.
Najczęstsze pytania o wycenę wdrożenia
Jeżeli po warsztacie decydujemy się na rozwiązanie postaci, do końca jeszcze nie wiem czego, no to tam była jakaś kwota 15 tysięcy, prawda? Nie, kwota sprzed warsztatu to widełki z pierwszej rozmowy albo cena pakietu ze strony. Na przykład wdrożenie CRM od 15 000 zł netto dla zespołu do 10 osób. Wycena Twojego zakresu powstaje dopiero z jednostek potwierdzonych w raporcie. Jedno z dwóch sprawdzeń przed wysłaniem oferty brzmi: czy ta kwota mieści się w widełkach z pierwszej rozmowy. Jeśli nie, mówimy o tym przed podpisaniem.
Ile to będzie dla nas wdrożenie czegoś takiego, gdybyśmy chcieli sprawdzić na przykład, jak to działa, czy to się opłaca wdrożyć na przykład na miesiąc? Zależy od tego, co chcesz sprawdzić. Test na miesiąc proponujemy wycenić jak pierwszy etap: fundament pod jedną potrzebę, z własnym zakresem i własną kwotą, z jednostkami wziętymi z raportu. Wtedy koszt testu jest zamknięty, a rezerwa pokrywa wyjątki w jego ramach. Bez raportu test ma tylko widełki i ryzyko różnicy bierzesz Ty.
Czy wycena może się zmienić w trakcie wdrożenia? Tak, w dwóch przypadkach. Pierwszy to zmiana zakresu z Twojej strony: wtedy proponujemy aktualizację planu i wyceny zamiast cichego dopisywania godzin. Drugi to punkt kontrolny po analizie danych, gdy założenia z warsztatu się nie trzymają. Rekomendujemy wtedy zmianę narzędzia, nie celu, a wycena idzie za tą zmianą. Wyjątki w ramach uzgodnionego zakresu pokrywa rezerwa 20 procent.
Czy da się wyciąć część niefunkcjonalną, żeby było taniej? Nie, bo analiza, prowadzenie projektu i komunikacja to praca, bez której jednostki nie trafiają w proces. W wycenie minimum 20 procent wartości funkcjonalnej stoi jawnie, zamiast ukryte w godzinach budowy. Taniej robi się przez węższy pierwszy etap, czyli mniej jednostek, a nie przez wycięcie prowadzenia. Węższy etap obniża też część niefunkcjonalną, bo liczymy ją od wartości funkcjonalnej.
Podsumowanie: z czego składa się wycena wdrożenia
Wycena wdrożenia to jednostki zadaniowe z godzinami z biblioteki razy stawka, plus minimum 20 procent wartości funkcjonalnej na analizę i prowadzenie oraz rezerwa 20 procent.
Pięć modyfikatorów przesuwa tę sumę w górę albo w dół, a na dwa z nich, zaangażowanie klienta i dojrzałość procesów, masz wpływ przed podpisaniem.
Do wyceny wchodzą tylko jednostki potwierdzone w raporcie przedwdrożeniowym, a to, czego nie wiemy, stoi w sekcji do doprecyzowania i staje się treścią pierwszego etapu.
Następny krok: wdrożenie CRM
Jeśli masz przed sobą ofertę na wdrożenie CRM albo dopiero ją zamawiasz i chcesz wiedzieć, skąd bierze się każda pozycja, zacznij od wdrożenia CRM z Sailes. Po zgłoszeniu odzywamy się tego samego dnia, najpóźniej w ciągu 24 godzin, i kontakt bierze Tomasz Kowcun. Po bezpłatnej analizie dostajesz rekomendację, jak podejść do rozwiązania problemu w Twoim procesie i Twojej sytuacji. Pakiet standardowy wdrożenia CRM dla zespołu do 10 osób zaczyna się od 15 000 zł netto i trwa 4–6 tygodni, większa platforma od 30 000 zł netto w 8–12 tygodni, a system budowany pod proces 12–16 tygodni.
Zobacz, jak wygląda wdrożenie CRM