Audyt czasu handlowca to sprawdzenie, na jakie czynności naprawdę idzie jego dzień pracy, które daje punkt wyjścia do zmian dla szefa sprzedaży. Działa wtedy, gdy handlowcy rozumieją, po co są te pytania, i gdy źródłem są rozmowy i skrzynka e-mail, a nie sam CRM. Jest dla firm z zespołem handlowym, które rozważają automatyzację i nie wiedzą, od której czynności zacząć.
Jak zrobić audyt czasu handlowca?
Audyt czasu handlowca robi się pięcioma sposobami. Od najprostszego: rozmowa z handlowcami, mapa procesu z ich perspektywy, pomiar narzędziem w tle, liczba aktywności w CRM oraz analiza rozmów i skrzynki e-mail. Dwa pierwsze nie kosztują nic, dlatego od nich zaczynamy.
Pierwszy sposób to rozmowa i retro z handlowcami. Pytamy o trzy rzeczy: co zajmuje Ci czas, co lubisz robić i nie robisz, choć mogłoby być skuteczne, i co robisz, choć czujesz, że da się to zrobić szybciej. Rozmowa i empatia idą przed systemami.
Drugi sposób to mapowanie procesu z perspektywy handlowca. Mapa pokazuje, co handlowiec robi krok po kroku, i które z tych kroków da się usprawnić systemowo. Przykład z naszych wdrożeń: w firmach handlowych i dystrybucyjnych mapowaliśmy w ten sposób tworzenie ofert.
Trzeci sposób to pomiar narzędziem. Jeśli handlowiec pracuje przy komputerze, robi to rozwiązanie w tle, które sprawdza aktywności albo nagrywa ekran. Czwarty to liczba aktywności w CRM, o ile CRM jest uzupełniany na bieżąco. Piąty to analiza rozmów telefonicznych i skrzynki e-mail. Rozmowy i e-mail są źródłem prawdy, nie CRM.
Dlaczego audyt czasu jest potrzebny przed automatyzacją?
Audyt czasu jest potrzebny przed automatyzacją, bo daje dwie rzeczy: czynność, od której zacząć, i punkt wyjścia do policzenia zwrotu. Bez niego nie wiadomo, która czynność jest wąskim gardłem, a po wdrożeniu nie ma czego porównać.
Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy impuls do wdrożenia przychodzi z zewnątrz: wdrażają konkurenci i znajomi, a w firmie nikt nie nazwał problemu. Wtedy zaczynamy od tego, co zajmuje handlowcom najwięcej czasu, co ich wkurza i co i tak trzeba zrobić, na przykład od uzupełnienia CRM po rozmowie albo researchu przed nią.
Audyt daje też liczbę do rachunku zwrotu. Wybierz jedną czynność zamiast całej produktywności i zmierz ją przez tydzień przed wdrożeniem. Ta liczba to punkt zero, do którego porównasz stan po wdrożeniu. Pokazuje też skalę: czynność wykonywaną kilkanaście razy w miesiącu poprawiasz, wykonywaną setki razy liczysz dalej. Jak z tego policzyć zwrot, opisujemy we wpisie o punkcie zero i liczeniu zwrotu z automatyzacji.
Zacznij od diagnozy procesu sprzedaży
Jeśli nie wiesz, na co idzie czas Twoich handlowców, zacznij od diagnozy procesu sprzedaży. Składają się na nią rozmowy z zarządem i zespołem, analiza danych z CRM i spotkania warsztatowe. Dostajesz mapę procesu, raport dla zarządu i plan wdrożeń. Od decyzji do rekomendacji mija około 2–3 tygodni, a jeśli zdecydujesz się na wdrożenie, kwota diagnozy przechodzi na jego zakres. Po zgłoszeniu odzywamy się w ciągu jednego dnia roboczego.
Zobacz, jak wygląda diagnoza procesu sprzedaży